Pokladní systém Harsys obsahuje jak pokladní, tak manažerskou část. Jednotlivé části pokladního systému jsou dostupné obsluze na základě uživatelského oprávnění. Přihlášený číšník tak nemá přístup např. ke statistikám prodeje, ale jen do pokladní části aplikace. Systém umožňuje rychlé operativní přepínání mezi více uživateli na jednom počítači.

Manuál ke stažení: Pokladní systém Harsys – manuál

Pokladní systém – možnosti instalace

• Jednouživatelská – celý pokladní systém je jen na jednom počítači.
• Síťová – jeden nebo více počítačů slouží jako pokladna, další počítač nebo i více počítačů jsou v kanceláři. Jeden z počítačů v síti slouží jako server.
• Síťová s propojením přes internet – některé z počítačů se k serveru připojují prostřednictvím internetu. Předpokladem je dostatečně rychlá linka.
• Víceuživatelská s dávkovým přenosem dat pomocí souborů. Manažerské úkony se dějí např. na notebooku, data (ceníky, uzávěrky apod.) se podle potřeby předávají ve formě souborů. Počítače na sobě nejsou závislé a nemusejí být trvale propojeny. Tato možnost bude k dispozici v roce 2009.

Součásti restauračního programu

Pokladní systém  – hlavní část

Hlavní okno manažerské části restauračního programu je standardní, s uživatelským menu, správcem otevřených oken a nástrojovými lištami. Program je široce konfigurovatelný podle potřeb uživatele. Pokladní software Harsys obsahuje množství tiskových sestav s možností exportu do běžných formátů (.pdf, .rtf apod.). Data z pokladního systému lze jednoduše exportovat do Excelu pro další případné zpracování.
Náhledy: Hlavní okno Nastavení uživatelských práv

Pokladní systém – sklady

Pokladní systém HarSys vede skladové hospodářství hlavního skladu firmy, skladu kuchyně a skladu odbytového střediska (baru či výčepu). Harsys umožňuje více pokladen a více kuchyní. Pokud tedy například provozujete restauraci s vinárnou, nebo hotel s více restauracemi, lze vše evidovat v rámci jednoho systému. Při nákupu jsou pořizovací (kalkulační) ceny zboží volitelně průměrovány. Ze skladů jsou průběžně odepisovány suroviny podle receptur a podle pokladního prodeje (ihned po namarkování objednávky).

Pokladní systém – adresář

Adresář slouží k ukládání dodavatelů, ale i zákazníků. Zákazník může mít nastavenou procentuelní slevu, která se uplatňuje při placení. Součástí adresáře je okamžitý přehled o přijatých (nákupech zboží) plněních i o uskutečněných prodejích (zaplacených účtech). Snadno lze kdykoli vyhodnotit zákazníky z hlediska celkové útraty za sledované období napr. pro účely nějaké prémie či bonusu.
Náhledy: Adresář – seznam Adresář – Detaily

Pokladní systém – skupiny

Sortiment podniku je rozčleněn do skupin a případně i podskupin. Stromová struktura umožňuje lepší orientaci v položkách sortimentu, protože je podle ní možno nejen filtrovat zobrazené položky, ale i vyhodnocovat prodejnost po skupinách. Při používání dotykové obrazovky se podle skupin zboží zobrazují jednotlivé obrazovky s tlačítky.
Náhledy: Skupiny ve stromové stuktuře

Pokladní systém – sortiment

Pokladní systém Harsys v jednom formuláři (okně) nabízí kompletní správu sortimentu podniku, včetně receptur, přehledu o vzájemných závislostech položek, přehledů o prodejích položek a pohybech spotřebovávaných surovin. Zde se nastavují také prodejní ceny a mnoho dalších parametrů položek. Data lze samozřejmě podle potřeby filtrovat a třídit. Sortiment je místem, kde se připravuje ceník pro pokladnu, kde se pracuje s cenami a s recepturou.
Náhledy: Seznam položek Detaily položky Prodejní ceny Receptura Pohyby a stavy – prodej porcí Pohyby a stavy – spotřeba suroviny Závislosti – receptury závisející na surovině Závislosti – suroviny, na kterých závisí receptura

Pokladní systém – dotyková obrazovaka

Pokud budete investovat do dotykové obrazovky (podívejte se na nabídku balíčků), můžete sice využít automatického návrhu rozložení tlačítek, ale jistě si budete chtít sami navrhnout např. umístění nejčastěji prodávaných položek, barvu, text a chování tlačítek apod. Jednotlivým skupinám sortimentu nebo přímo položkám lze nastavit např. automatickou související nabídku – např.přílohy k pokrmům. Návrh se provádí jednoduchým přetahováním tlačítek a textů pomocí myši.
Náhledy: Návrhář dotykové obrazovky Automatické rozmístění tlačítek Úprava vlastností tlačítka

Poznámka: Pokud si objednáte službu „Příprava ceníku“, navrhneme Vám i rozložení dotykové obrazovky.

Pokladní systém – vnitřní účty

V každé restauraci existuje konzumace, nebo spíše výdej ze skladu odbytového střediska, která se sice uskuteční, ale není okamžitě nebo vůbec zaplacena. Jde např. o nápoje a pokrmy pro potřebu personálu, majitele a podobně. Aby skladová evidence fungovala správně, je nutné aby vše prošlo pokladnou, a tím došlo k odposu použitých surovin ze skladu. Harsys má systém vnitřních účtů, na které je možno takovouto konzumaci převádět (při každém takovémto převodu pokladna vytiskne potvrzení, které může konzument podepsat) a dále nejen sledovat, ale i souhrnně vyúčtovávat. Například je možné každému zaměstnanci zavést jeho vlastní vnitřní účet, a veškerou konzumaci mu jednou měsíčně vyúčtovat či strhnout z výplaty. Vyúčtování je možné nejen v prodejních, ale i v nákupních cenách, ev. je možné použít procentuelní koeficient k prodejním či nákupním cenám. Pomocí vnitřních účtů můžete řešit veškerou „repre“ konzumaci (kafíčka úředníkům, obchodním zástupcům a jiným otravům), stejně jako případné ztráty a chyby výroby (jídno vrácené zákazníkem, zkažené zboží), nebo podnikové stravování (jednou za měsíc vytisknete vyúčtování – sumář převedené konzumace firmy jako přílohu k faktuře).
Náhledy: Seznam vnitřních účtů se stavy v Kč Detaily konzumace na v.ú. Vyúčtování vnitřního účtu

Poznámka: Hodnota převodů na vnitřní účty se při uzávěrce pokladny odečítá od celkové výše tržby k odevzdání.

Pokladní systém – příjemky

Pomocí příjemek/převodek probíhají veškeré skladové operace, jako jsou nákupy od dodavatelů, výdeje z hlavního skladu na střediska nebo kuchyně a zpět, nebo převody mezi jednotlivými středisky.
Náhledy: Seznam vytvořených příjemek Detaily příjemky Zařazení příjemky

Pokladní systém – opravné inventury

Během provozu každé restaurace vznikají rozdíly mezi skutečným stavem a předpokládaný (evidenčním) stavem. Rozdíly vznikají zejména v kuchyni, kde nelze přesně dodržet recepturu a kde může běžně docházet k záměnám surovin. Nejefektivnejsi cestou, jak stavy „srovnat“ vytvořit tzv. opravnou inventuru, do které se zpíší skutečné stavy. Taková srovnávací inventura má určitou finanční hodnotu – buď kladnou (zjištěn přebytek), nebo zápornou (manko). Program umožňuje tisk jak jednotlivých inventur, tak jejich sumáře za zvolené období.

Pokladní systém – jiná výroba kuchyně

V některých provozech se kromě běžné přípravy pokrmů pro restauraci vaří i strava pro rozvoz do firem, nebo pro hromadné stravování hotelových hostů, rauty a podobně. Takováto výroba neprochází pokladnou; často bývá fakturována v jiných cenách, než jsou běžně v jídelním lístku. Tento modul umožňuje zapsat ručně seznam vyrobených jídel, na základě receptur pak dojde k odpisu použitých surovin ze skladu příslušné kuchyně.

Pokladní systém – objednávky – nákupní seznam

Harsys obsahuje nástroj pro rychlé a snadné vytvoření objednávky či nákupního seznamu. Odhad objednávaného množství probíhá podle stanovených minimálních zásob jednotlivých druhů zboží, podle předchozích prodejů s výhledem na stanovené období. V praxi je tedy snadné objednávat např. na týden dopředu podle dosažených prodejů za posledních 30 dní.
Náhledy: Parametry pro sestavení objednávky Sestavená objednávka

Pokladní systém – uzávěrky

Tato agenda poskytuje přehled u vytvořených uzávěrkách pokladny (pokladen). Součástí je podrobný přehled o vytvořený účtenkách, o složení tržby, o podílu výčepu a kuchyně na celkové tržbě, finanční vyúčtování atd. Samozřejmostí je možnost tisku sumáře, který může být použit např. pro zaúčtování měsíční tržby jedním souhrnným dokladem (jako přílohy se použijí jednotlivé součtové denní bloky z pokladny). Ve verzi Premium je možno využít „vážené inventury“ – inventura baru pomocí váhy.
Náhledy: Seznam vytvořených uzávěrek Sumář prodeje Zrcadlo (hárek) Účtenky zahrnuté v uzávěrce Spotřeba surovin související s uzávěrkou

Pokladní systém – přehled prodeje

Kazdý majitel nebo manažer restaurace potřebuje mít přehled o denních, týdenních či měsíčních tržbách, o tom, které položky se prodávají dobře a které hůře, o tom kdy je v jeho restauraci největší „frmol“. Přehled prodeje mu tyto informace podává jak v číslech, tak ve formě grafů.
Náhledy: Přehled po položkách Přehled podle skupin Přehled podlečíšníků Graf podle skupin Graf rozložení tržeb po hodinách Graf rozložení tržeb po dnech v týdnu Výběr prvních deseti neprodávanějších jí del

Restkasa (pokladní část)

Pokladna je asi nejdůježitější modul každého restauračního systému. K čemu by byl systém se skvělou manažerskou částí, pokud by k němu nebyla zároveň dobrá pokladna? K čemu program (je jedno jestli levný nebo drahý), na kterém se číšníkům špatně pracuje, který neposkytuje okamžité informace o stavech zboží, ani neumožňuje jejich uvedení do souladu se skutečností? K čemu systém, ke kterému potřebujete ještě fůru papírové evidence (zrcadla, hárky), abyste uhlídali svoje peníze? Restkasa systému Harsys 6 má v sobě to nejlepší z předchozí verze 5 s řadou vylepšení, která vyplynula ze zkušeností našich uživatelů.
Náhled: Hlavní obrazovka kasy

Zde jsou nejdůležitější vlastnosti a možnosti:

• Otevírání libovolného počtu stolů s možností rozdělení po místnostech (Hlavní, bar, terasa ,salonek). Stůl může být označen číslem, libovolným textem či kombinací čísel a písmen.

  Náhled: Nový účet

• Rychlý účet s okamžitým zaplacením pro prodej „přes pult“.
• Přesuny účtů, dělení účtů (placeno zvlášť), převody konzumace mezi účty.

  Náhled: Rozdělení účtu

• Mezisoučet pokladny, náhled na stav účtu, možnost tisku předúčtu před zaplacením.

  Náhled: Mezisoučet pokladny Náhled na účet

• Přehled o prodejích od poslední uzávěrky, přehled o stavech a o docházejícím zboží. Volitelně lze zakázat prodej „pod skladovou zásobu“.
• Uzávěrky v libovolných intervalech (obvykle každý den). Součástí uzávěrky je jak inventura (zrcadlo) zboží střediska, tak vyúčtování hotovosti (stravenky, provozní záloha, EURa, platby kartami apod.). Po dokončení uzávěrky se tiskne volitelná sada sestav (součtový blok, sumář tržby, kontrolní páska aj.)

  Náhled: 1.krok uzávěrky (sestavení) 2.krok uzávěrky (zrcadlo/hárek) 3.krok uzávěrky (finanční vyúčtování) 4.krok uzávěrky (dokončení)

• Číšník má možnost přepínat mezi ovládáním pomocí klávesnice nebo pomocí dotykové obrazovky (touchscreen). Pro zadávání textů i čísel je systém vybaven virtuální klávesnicí.

  Náhled: Objednávka na účet s ovládáním dotyk. obrazovkou při rozlišení 1024×768
  Objednávka na účet s ovládáním klávesnicí
  Virtuální klávesnice Virtuální numerická klávesnice

• Položky se zadávají pomocí dotykové klávesnice (každá položka má svoje tlačítko), nebo pomocí kódů, případně zapsáním části názvu položky namísto kódu. Restkasa má také jednoduché vyhledávání v sortimentu podle názvu.

  Náhled: Vyhledávání – zadání hledaného textu Vyhledávání – výběr z vyhledaných položek

• Lze zadávat položky „mimo ceník“ (třeba příplatek za speciální služby, nebo pokrm, který není běžně v nabídce).

  Náhled: Zadání speciality mimo ceník

• Do bonů lze vkládat oddělovače položek (chodů) a komentáře pro kuchaře
• Poloviční porce, opakování poslední objednávky (rundy).
• Systém umožňuje při placení přidělit zákaznickou, nebo jinou slevu.
• Při prodeji „přes ulici“ (třeba pizza nebo jídlo do obalu) program umožňuje účtovat nižší sazbu DPH beze změny prodejní ceny. Restaurace, která tímto způsobem prodává pak může ušetřit celý rozdíl mezi sazbami DPH ve svůj prospěch.

  Náhled: Zaplacení účtu s možností přepnutí typu prodeje

• Mimo běžného zaplacení je možno účet stornovat, nebo převést na tzv. vnitřní účet. Již zaplacený účet lze opět vrátit zpět mezi otevřené. Pokud tedy obsluha omylem „vyjede“ účet jiného hosta, než který chtěl platit, může tento účet vrátit zpět. Veškeré tyto operace jsou samozřejmě možné jedině na základě uživatelského oprávnění.
• Pokud je restaurace součástí ubytovacího zařízení, lze konzumaci namísto zaplacení převádět i na hotelový účet hosta. Podporované hotelové systémy: ABX Recepce 3 pro Win, smartHotel, HORES

• Během provozu se může přepínat více číšníků. Každý číšník může mít pro snadnější přehled o právě přihlášené obsluze přidělen svůj obrázek (třeba svoji fotografii).

  Náhled: Přepínání mezi číšníky

• Každému číšníkovi či servírce je možno nastavit oprávnění, která určují co, obsluha smí a co ne. Některé úkony, jako například přidělování slev při placení tak mohou být povoleny pouze majiteli nebo provoznímu restaurace.

  Náhled: Uživatelská databáze